Een school of kinderopvangorganisatie werkt niet zoals een kantoor. Apparaten worden gedeeld, personeel wisselt vaak, en in het gebouw zijn mensen die daar geen arbeidsovereenkomst voor hebben getekend. ITiseasy beheert werkplekken, netwerken en Microsoft 365. Hieronder leest u hoe wij dat invullen voor een organisatie die zo werkt. Draait uw omgeving op een ander platform, dan geldt alles over netwerk, wifi en apparaten onverminderd; wat wij daar wel en niet doen, spreken wij vooraf af.
Een school of kinderopvangorganisatie werkt niet zoals een kantoor. Apparaten worden gedeeld, personeel wisselt vaak, en in het gebouw zijn mensen die daar geen arbeidsovereenkomst voor hebben getekend. ITiseasy beheert werkplekken, netwerken en Microsoft 365. Hieronder leest u hoe wij dat invullen voor een organisatie die zo werkt. Draait uw omgeving op een ander platform, dan geldt alles over netwerk, wifi en apparaten onverminderd; wat wij daar wel en niet doen, spreken wij vooraf af.
Voor scholen begint het schooljaar op 1 augustus. De jaarovergang in het administratiesysteem, vertrekkende leerlingen uitschrijven en nieuwe groepen klaarzetten moeten dan gebeurd zijn. Voor ICT betekent dat: laptops en tablets opnieuw uitrollen, accounts aanmaken en opschonen, lokalen nalopen. Wij plannen dat vooraf in en houden rekening met de drie vakantieregio's; juist met locaties in meer regio's is dat het planprobleem. Kinderopvang kent geen leeg gebouw: een kinderdagverblijf is het hele jaar open, de buitenschoolse opvang draait in de zomer juist hele dagen en kinderen stromen het hele jaar in en uit, met een doorstroommoment rond de vierde verjaardag. Daar werken wij in fasen, per locatie, op rustigere momenten die u aanwijst. Apparaten halen bij het aanzetten zelf hun instellingen op; moet iets op locatie gebeuren, dan komen wij langs, waar in Nederland u ook zit.
In de week dat iedereen terugkomt, komt alles tegelijk boven: accounts die niet werken, een digibord dat niet verbindt. U heeft bij ons een vast aanspreekpunt en geen callcenter. Op e-mail reageren wij gemiddeld binnen een uur. Telefonisch zijn wij bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 17:00. Spoed buiten die uren kunt u via WhatsApp melden; die meldingen pakken wij op de eerstvolgende werkdag op. Opent uw opvang om 07:00, dan staat de eerste medewerker er eerder dan onze telefoon opengaat. Daarom richten wij kritische systemen zo in dat er op dat vroege uur niemand nodig hoort te zijn.
Op een groep staat één tablet waarop de hele dag verschillende medewerkers werken, vaak voor aanwezigheidsregistratie en het kindvolgsysteem. Een pedagogisch medewerker heeft geen eigen werkplek en geen ICT-tijd; dat toestel moet het gewoon doen. In een lokaal staan apparaten die op één dag door verschillende leerlingen worden gebruikt. Wij richten die apparaten centraal in: een gedeeld toestel wordt na gebruik teruggezet naar de standaardinstellingen, updates komen vanzelf binnen en een kwijtgeraakt toestel kan door die inrichting op afstand worden geblokkeerd. Wat een medewerker mag zien, stelt u vast; wij vertalen dat naar instellingen.
Op school en buitenschoolse opvang zitten leerlingen zelf op het netwerk. Op een dagopvang van nul tot vier niet; daar zijn het de ouders bij het brengen en halen, de schoonmaak, het toegangssysteem en de tablet aan de muur. Wij scheiden dat verkeer in aparte netwerken voor personeel, leerlingen en gasten, zodat leerling- en gastverkeer gescheiden blijft van het personeelsnetwerk en de administratie. Verder kijken wij naar wifi-dekking per ruimte, filtering en of de internetverbinding per locatie past bij het gebruik. Meerdere kleine locaties zonder eigen serverruimte vraagt een andere inrichting; wij richten het daarop in.
Invalkrachten, stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers horen bij het werk. In- en uitdienstprocessen draaien daardoor veel vaker dan elders. Een account dat na vertrek blijft staan, is hier geen slordigheid maar openstaande toegang tot gegevens van kinderen. Wij zorgen dat aanmaken en intrekken van accounts één vaste route is, met meervoudige verificatie bij het inloggen en een actueel overzicht van wie toegang heeft. De VOG-kant en personeelsregistratie blijven bij uw organisatie; dat is geen ICT-proces.
Uw administratiesysteem, uw ouderportaal, de ouderapp met foto's van de kinderen, het kindvolgsysteem en de landelijke koppelingen naar digitaal lesmateriaal zijn systemen van uw softwareleveranciers. Daar bouwen wij niet in en wij beloven niet dat wij die keten kunnen repareren. Wat wij wel doen, op werkdagen tussen 08:00 en 17:00: signaleren wanneer het misgaat, uitzoeken of het aan uw netwerk, apparaat of account ligt, en onderbouwd escaleren naar de leverancier, zodat u niet zelf tussen twee partijen in staat. De verwerkersovereenkomsten met die leveranciers en de inhoudelijke keuzes in die pakketten sluit en maakt u zelf. Ook met ons sluit u een verwerkersovereenkomst; die hoort bij het contract.
Veel schoolbesturen en kinderopvangorganisaties willen weten hoe hun ICT ervoor staat. Dat overzicht en beleid blijven een taak van uw organisatie. Wij leveren het technische deel: backups die wij testen op terugzetten, updates die wij uitvoeren, meervoudige verificatie, monitoring die als software 24 uur per dag draait en signalen waar mogelijk automatisch afhandelt, en rapportages over de door ons beheerde omgeving. Menselijke opvolging van die signalen doen wij op werkdagen tussen 08:00 en 17:00.
Wij beginnen met kijken. In een kennismakingsgesprek lopen wij uw locaties, apparaten en werkwijze door. Daarna volgen een scan van het netwerk (wat staat er aan, hoe is het verkeer gescheiden, waar zitten verouderde apparaten) en een controle van accounts en rechten (wie heeft toegang, wie heeft meer dan nodig). Wat die stappen inhouden, bespreken wij vooraf. U krijgt de uitkomst op papier, met wat er direct beter kan en wat kan wachten. Neem contact op om een afspraak te plannen.
We zijn nu gesloten We zijn nu gesloten, maar je kunt je vraag alvast sturen. Hij staat klaar zodra we er weer zijn, vandaag om 08:00. Op werkdagen zijn we bereikbaar van 08:00 tot 17:00.
Dit gesprek is afgerond.
Je krijgt een verslag in je mail.
