IT-beheer voor kinderopvang en scholen

Het jaarritme verschilt per sector

Voor scholen begint het schooljaar op 1 augustus. De jaarovergang in het administratiesysteem, vertrekkende leerlingen uitschrijven en nieuwe groepen klaarzetten moeten dan gebeurd zijn. Voor ICT betekent dat: laptops en tablets opnieuw uitrollen, accounts aanmaken en opschonen, lokalen nalopen. Wij plannen dat vooraf in en houden rekening met de drie vakantieregio's; juist met locaties in meer regio's is dat het planprobleem. Kinderopvang kent geen leeg gebouw: een kinderdagverblijf is het hele jaar open, de buitenschoolse opvang draait in de zomer juist hele dagen en kinderen stromen het hele jaar in en uit, met een doorstroommoment rond de vierde verjaardag. Daar werken wij in fasen, per locatie, op rustigere momenten die u aanwijst. Apparaten halen bij het aanzetten zelf hun instellingen op; moet iets op locatie gebeuren, dan komen wij langs, waar in Nederland u ook zit.

Op de groep en in het lokaal staan gedeelde apparaten

Op een groep staat één tablet waarop de hele dag verschillende medewerkers werken, vaak voor aanwezigheidsregistratie en het kindvolgsysteem. Een pedagogisch medewerker heeft geen eigen werkplek en geen ICT-tijd; dat toestel moet het gewoon doen. In een lokaal staan apparaten die op één dag door verschillende leerlingen worden gebruikt. Wij richten die apparaten centraal in: een gedeeld toestel wordt na gebruik teruggezet naar de standaardinstellingen, updates komen vanzelf binnen en een kwijtgeraakt toestel kan door die inrichting op afstand worden geblokkeerd. Wat een medewerker mag zien, stelt u vast; wij vertalen dat naar instellingen.

Wie er op uw netwerk zit, verschilt per plek

Op school en buitenschoolse opvang zitten leerlingen zelf op het netwerk. Op een dagopvang van nul tot vier niet; daar zijn het de ouders bij het brengen en halen, de schoonmaak, het toegangssysteem en de tablet aan de muur. Wij scheiden dat verkeer in aparte netwerken voor personeel, leerlingen en gasten, zodat leerling- en gastverkeer gescheiden blijft van het personeelsnetwerk en de administratie. Verder kijken wij naar wifi-dekking per ruimte, filtering en of de internetverbinding per locatie past bij het gebruik. Meerdere kleine locaties zonder eigen serverruimte vraagt een andere inrichting; wij richten het daarop in.

Personeel wisselt, en dat mag geen open deur worden

Invalkrachten, stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers horen bij het werk. In- en uitdienstprocessen draaien daardoor veel vaker dan elders. Een account dat na vertrek blijft staan, is hier geen slordigheid maar openstaande toegang tot gegevens van kinderen. Wij zorgen dat aanmaken en intrekken van accounts één vaste route is, met meervoudige verificatie bij het inloggen en een actueel overzicht van wie toegang heeft. De VOG-kant en personeelsregistratie blijven bij uw organisatie; dat is geen ICT-proces.

Leerlingaccounts aanmaken zonder lijstjes overtikken

In september komt er een lading leerlingen bij en in juli gaat er een lading weg. Wie dat met de hand doet, tikt tientallen namen over in Microsoft 365, verzint per leerling een adres, en mailt daarna iedereen zijn wachtwoord. Dat kost een middag en er sluipen fouten in. Bij ons levert u het bestand aan dat u toch al heeft: de export uit uw leerlingadministratie. U hoeft er niets aan te veranderen.

In uw klantpaneel ziet u daarna per leerling het voorgestelde schoolmailadres, opgebouwd volgens de schrijfwijze die u al gebruikt, naast het privé-adres waarop hij zijn gegevens krijgt. Wie al een account heeft, staat er apart bij en gaat niet dubbel de deur uit. Klopt er iets niet, dan past u het ter plekke aan. Pas als u akkoord geeft, komt de aanvraag bij ons binnen en maken wij de accounts aan, koppelen wij de licentie en krijgt elke leerling zijn inloggegevens op zijn privé-adres, met een wachtwoord dat hij bij de eerste keer inloggen zelf moet wijzigen.

Er gebeurt dus niets buiten u om: u kijkt de lijst na en u drukt af. Dezelfde vergelijking laat ook zien wie er nog een account heeft maar niet meer op de lijst staat, zodat aan het eind van het jaar geen licenties blijven doorlopen voor leerlingen die van school zijn. Werkt uw school met een ander administratiepakket, dan kijken wij eerst of de export bruikbaar is voordat wij iets beloven.

Waar onze grens ligt

Uw administratiesysteem, uw ouderportaal, de ouderapp met foto's van de kinderen, het kindvolgsysteem en de landelijke koppelingen naar digitaal lesmateriaal zijn systemen van uw softwareleveranciers. Daar bouwen wij niet in en wij beloven niet dat wij die keten kunnen repareren. Wat wij wel doen, op werkdagen tussen 08:00 en 17:00: signaleren wanneer het misgaat, uitzoeken of het aan uw netwerk, apparaat of account ligt, en onderbouwd escaleren naar de leverancier, zodat u niet zelf tussen twee partijen in staat. De verwerkersovereenkomsten met die leveranciers en de inhoudelijke keuzes in die pakketten sluit en maakt u zelf. Ook met ons sluit u een verwerkersovereenkomst; die hoort bij het contract.