Uw kantoor draait op software die u niet zelf beheert, op dossiers die jaren later nog leesbaar moeten zijn, en op een jaarkalender die de Belastingdienst grotendeels invult. Hapert de werkplek in de weken voor een inleverdatum, dan kost dat direct productie. Wij richten het beheer op dat ritme in: de werkplekken, het netwerk, de toegangsrechten, de back-up en de mailbeveiliging. Wat er binnen uw pakketten gebeurt, ligt bij uw softwareleverancier; daar zijn wij eerlijk over. Hieronder leest u per onderdeel wat wij doen en waar onze grens ligt.
Uw kantoor draait op software die u niet zelf beheert, op dossiers die jaren later nog leesbaar moeten zijn, en op een jaarkalender die de Belastingdienst grotendeels invult. Hapert de werkplek in de weken voor een inleverdatum, dan kost dat direct productie. Wij richten het beheer op dat ritme in: de werkplekken, het netwerk, de toegangsrechten, de back-up en de mailbeveiliging. Wat er binnen uw pakketten gebeurt, ligt bij uw softwareleverancier; daar zijn wij eerlijk over. Hieronder leest u per onderdeel wat wij doen en waar onze grens ligt.
Een medewerker opent een cliëntdossier en werkt de rest van de dag op twee of drie schermen. Daar valt weinig over te zeggen, tot het traag wordt of een sessie wegvalt. Wij beheren de werkplekken, de laptops voor werk op locatie, de scanapparatuur en het netwerk eronder. Onze monitoring signaleert meldingen; op werkdagen tussen 08:00 en 17:00 pakken wij ze op, vaak voordat u er last van heeft. Werkt iemand een dag bij een cliënt, dan hoort het daar net zo te werken als op kantoor.
Uw boekhoud-, samenstel- en aangiftesoftware draait grotendeels bij de leverancier, of op een gehoste omgeving bij een aparte hostingpartij. Zij zijn verantwoordelijk voor beschikbaarheid, updates en de aansluiting op de aangifteketen. Ligt zo'n dienst eruit, dan lossen wij dat niet op. Wat wij wel doen: vaststellen waar het probleem zit, bij u, de hostingpartij of de leverancier, de melding onderbouwd bij het juiste loket neerleggen en de weg ernaartoe schoonhouden. Dus de werkplek, de verbinding, de rechten en de lokale componenten die zo'n pakket nodig heeft. Dat scheelt u zoekwerk naar de oorzaak.
Elektronisch aangeven loopt via een beveiligd kanaal met certificaten die een beperkte looptijd hebben, en via een inlogmiddel op een voorgeschreven betrouwbaarheidsniveau. Daarnaast werkt u namens cliënten met machtigingen; ook die verlopen en zetten uw aangiftestroom net zo hard stil. Verzendt uw softwareleverancier namens u, dan valt dat deel van de keten onder diens verantwoordelijkheid. Liggen certificaten en machtigingen bij uw eigen kantoor, dan behandelen wij ze als kalenderproces: wij leggen vast wat er is, wanneer het afloopt en wie vernieuwt, waarschuwen u ruim op tijd en zetten daarna de techniek weer werkend. De aanvraag en de ondertekening blijven bij uw kantoor.
Uw jaar kent vaste vensters waarin er niets mag gebeuren: de aanloop naar een inleverdatum, de btw-periodes, de loonaangifte en de afronding van jaarstukken. Updates, migraties en vervangingen plannen wij op werkdagen in uw rustiger perioden, en leggen wij vooraf met u vast. Wij houden bij wat wanneer aan de beurt is, zodat niets blijft liggen tot het in een piek belandt. Verandert uw planning, dan schuift de onze mee; wij moeten het alleen op tijd horen.
Het meeste risico zit niet in uw server, maar op de weg tussen u en uw cliënt. Losse bijlagen, gedeelde mappen zonder overzicht en gratis verzenddiensten zijn lastig te controleren, terwijl er gegevens in gaan waarvoor strenge regels gelden. Vaak zit er al een cliëntportaal in uw praktijkpakket. Wij richten dan de techniek eromheen in: accounts en rechten, meervoudige verificatie, mailbeveiliging en vastlegging van wie waar bij kan. Ontbreekt zo'n portaal, dan richten wij een apart uitwisselkanaal in. Welke gegevens u mag verwerken en op welke grondslag, bepaalt u met uw compliance officer of juridisch adviseur. Wij leveren de techniek waarmee die keuze uitvoerbaar wordt.
Een gesloten dossier hoort niet meer te veranderen en moet jaren later nog te openen zijn zoals het is ontvangen. Daar komt de vastlegging bij die in uw branche speelt rond cliëntidentificatie, zoals onder de Wwft. Dat stelt eisen aan opslag, rechten en bewaartermijnen. Wij richten de toegangsstructuur in volgens uw scheiding tussen cliënten en teams, verzorgen back-up met herstel dat wij echt beproeven, en maken afspraken over retentie en formaatbehoud. Wat bewaard moet blijven en hoe lang, bepaalt uw kantoor. Wij richten de techniek in en documenteren voor u hoe die is ingericht.
Kantoren als het uwe zijn een aantrekkelijk doelwit, juist omdat het vertrouwen van uw cliënten meekomt. Wij zetten in op mailbeveiliging, herkenbaarheid van uw afzender, sterke inlogbeveiliging en een herstelplan dat getest is. Onze monitoring draait dag en nacht, maar dat is software die signaleert en waar mogelijk zelf ingrijpt. Menselijke opvolging is op werkdagen van 08:00 tot 17:00. Spoed daarbuiten meldt u via WhatsApp en pakken wij de eerstvolgende werkdag op. Over de nieuwe cyberwetgeving: uw sector staat niet in de lijst van die wet, maar of dat voor uw kantoor opgaat, toetst u met uw jurist of brancheorganisatie. Vraagt een cliënt om inzicht in uw technische maatregelen, dan leveren wij het overzicht van de inrichting.
Wilt u weten hoe uw omgeving ervoor staat, dan komen wij langs, waar in Nederland u ook zit. Wij lopen uw werkplekken, netwerk, toegangsrechten en back-up door en leveren een scan op: wat wij aantreffen, waar zaken niet op elkaar aansluiten en wat als eerste aandacht vraagt. Daar zit geen verplichting aan vast. Wordt het samenwerken, dan krijgt u een vast aanspreekpunt dat uw omgeving kent, zonder callcenter en zonder doorverbinden. Op e-mail reageren wij gemiddeld binnen een uur, en bellen kan op werkdagen van 08:00 tot 17:00.
We zijn nu gesloten We zijn nu gesloten, maar je kunt je vraag alvast sturen. Hij staat klaar zodra we er weer zijn, vandaag om 08:00. Op werkdagen zijn we bereikbaar van 08:00 tot 17:00.
Dit gesprek is afgerond.
Je krijgt een verslag in je mail.
