Het is dinsdagochtend. De vaste lasten van uw dossiers moeten de deur uit, en de werkplek van de medewerker die de betaalbatch klaarzet, start niet op. Of erger: stel dat een mailbox wordt overgenomen en er met betaalgegevens wordt gerommeld. Bij bewindvoering en budgetbeheer raakt zoiets meteen aan geld van iemand anders en aan toezicht dat om onderbouwing vraagt. Wij richten de IT zo in dat dit risico kleiner wordt, en spreken vooraf af wat er gebeurt als het toch misgaat.
Het is dinsdagochtend. De vaste lasten van uw dossiers moeten de deur uit, en de werkplek van de medewerker die de betaalbatch klaarzet, start niet op. Of erger: stel dat een mailbox wordt overgenomen en er met betaalgegevens wordt gerommeld. Bij bewindvoering en budgetbeheer raakt zoiets meteen aan geld van iemand anders en aan toezicht dat om onderbouwing vraagt. Wij richten de IT zo in dat dit risico kleiner wordt, en spreken vooraf af wat er gebeurt als het toch misgaat.
Bij u vertrekt betaalverkeer namens anderen vanaf een beperkt aantal werkplekken. Een besmette computer is dan geen ongemak, maar een financieel incident. Wij beveiligen die machines, houden ze bij met updates en zorgen dat gebruikers niet zomaar zelf software kunnen installeren. Op de mailomgeving zetten wij meervoudige verificatie aan en stellen wij regels in tegen meelezen en omleiden van berichten. Signalering draait dag en nacht: software die meekijkt en waar mogelijk zelf ingrijpt. Menselijke opvolging volgt op werkdagen tussen 08:00 en 17:00.
Werkt u met personeel en geldt voor u de eis dat betaalopdracht, uitbetaling en boekhouding niet in één hand liggen, dan staat of valt die scheiding met accounts die bij één persoon horen. Eén gedeeld inlogaccount, of een collega die even onder een ander inlogt, maakt de scheiding op papier waar en in de praktijk niet. Wij richten accounts persoonsgebonden in, met meervoudige verificatie en rechten per functie. Of daarmee aan uw beroepseisen is voldaan, beoordeelt u zelf. Gebruikersoverzichten uit de omgeving die wij beheren, leveren wij op verzoek aan.
Toegang van een vertrekkende medewerker blijft makkelijk ergens open staan: in mail en bestanden, in portalen buiten uw eigen systemen, en bij de bank, met passen, tokens en machtigingen op beheer- en leefgeldrekeningen. Wij leggen vast welke toegang bij welke rol hoort en werken een vaste lijst af zodra iemand uit dienst gaat: accounts blokkeren, apparaten wissen, mail overdragen aan de vervanger. Persoonsgebonden inlogmiddelen, zoals die voor de bank en voor de digitale omgeving van de Rechtspraak (Mijn CBM), trekt u zelf in; wij zetten ze wel op de lijst.
Geldt voor uw dossiers een vaste bijwerktermijn, dan is een uur storing hinderlijk, maar raakt langer eruit liggen een eis die bij u ligt. Wij beheren de basis onder dat werk, internetverbinding, werkplekken, mail en toegang tot uw pakket, en pakken storingen op werkdagen tussen 08:00 en 17:00 op. Van uw eigen systemen maken wij back-ups en die controleren wij op herstelbaarheid, want een back-up die nooit is teruggezet is een aanname. Draait uw dossierpakket bij een leverancier in de cloud, dan ligt die back-up daar, en dat zeggen wij er eerlijk bij.
Na de jaarwisseling maken veel kantoren over alle dossiers tegelijk de verantwoording op; de aanlevering aan het kwaliteitsbureau volgt op het moment dat dat bureau u toewijst. Onderhoud, migraties en updates plannen wij in overleg buiten uw piekperiodes. Vooraf kijken wij naar schijfruimte, printers, de verbinding en apparaten die aan vervanging toe zijn. Liever vooraf vervangen dan midden in de drukte.
Bij budgetbeheer zijn gemeenten en schuldhulpverlening de opdrachtgevers, met eigen afspraken over aanlevering en gegevensdeling. Wij richten de praktische kant in: een gezamenlijke mailbox voor aanmeldingen die ook bij afwezigheid gelezen wordt, en veilig verzenden van stukken met persoonsgegevens. Welke afspraken u maakt, blijft uw keuze; wij zorgen dat de techniek niet in de weg zit.
Gelden er voor uw kantoor eisen aan telefonische bereikbaarheid en aan een voorziening voor noodgevallen buiten werkdagen, dan zorgen wij dat de techniek daarvoor staat: telefonie waarin een gesprek wordt doorgeschakeld of opgevangen wanneer iemand er niet is. Mailboxen, bestanden en apparaten richten wij vooraf zo in dat een vervanger bij uitval al bij het juiste werk kan, zonder gedeelde wachtwoorden. Rechten binnen uw dossierpakket zet uw softwareleverancier of uw eigen beheerder klaar; wij zetten dit wel op de waarnemingslijst.
Onze eigen bereikbaarheid: u spreekt steeds dezelfde beheerder, iemand die uw omgeving kent. Op e-mail reageren wij op werkdagen gemiddeld binnen een uur, bellen kan op werkdagen tussen 08:00 en 17:00. Spoed buiten kantooruren meldt u via WhatsApp, dat pakken wij de eerstvolgende werkdag op.
Wij leveren uw dossierpakket niet en bouwen de koppeling met het toezichtsysteem niet. Rollen en rechten binnen dat pakket, het opmaken van de verantwoording, de bankkoppeling en de digitale aanlevering via de omgeving van de Rechtspraak liggen bij uw softwareleverancier en bij uzelf. Wij verzorgen alles daaromheen en denken mee in het gesprek met die leverancier. Hoe lang logging bewaard blijft, kiest u; wij richten het zo in. Aan uw eisen voldoet u zelf, wij leveren de techniek waarmee dat werkbaar blijft.
Wij komen graag langs om te horen hoe uw kantoor werkt: wie er betaalt, waar de dossiers staan, en wat er gebeurt als iemand een week uitvalt. Daarna voeren wij een netwerkscan uit, die in kaart brengt welke apparaten er staan, waar de zwakke plekken zitten en wat bij uitval als eerste stilvalt. De uitkomst krijgt u op papier, ook als u besluit met een ander verder te gaan. Wij werken op contractbasis met een vaste prijs per gebruiker.
We zijn nu gesloten We zijn nu gesloten, maar je kunt je vraag alvast sturen. Hij staat klaar zodra we er weer zijn, vandaag om 08:00. Op werkdagen zijn we bereikbaar van 08:00 tot 17:00.
Dit gesprek is afgerond.
Je krijgt een verslag in je mail.
