We zien dat in de MKB markt de vraag naar cloud erg in opkomst is. Dit gebeurd niet zomaar, overstappen naar de cloud leverd meerdere voordelen op. Wij nemen u mee in de 5 basis stappen om over te kunnen stappen naar de cloud.
In 5 stappen naar de cloud, een stappenplan voor ondernemers die de stap naar de cloud willen maken, maar nog niet weten hoe.
1. Inventariseer uw huidige ICT-omgeving
Voordat je kunt bepalen welke cloud-oplossing het meest geschikt is voor uw bedrijf is het belangrijk dat de huidige ICT-omgeving in kaart wordt gebracht. Denk daarbij aan de volgende elementen.
- Internetverbinding
De belangrijkste voorwaarde om te kunnen werken in de cloud; de internetverbinding. Welke internetverbinding is er beschikbaar, wat is daarvan de snelheid en welk SLA is hierop van toepassing? Is er een backup-internetverbinding, als de primaire internetverbinding wegvalt?
- Hardware
Beschrijf welke hardware aanwezig is en wat de functies hiervan zijn en wees zo specifiek mogelijk. Merken, type, aanschafdatum, serienummers; al deze informatie is nodig om een goed beeld te krijgen.
- Software
Welke software wordt er gebruikt en door wie? Noteer niet alleen bedrijfsspecifieke software, maar ook software als Microsoft Office. Hoewel niet (direct) relevant; neem ook webbased applicaties die gebruikt worden op in het inventarisatierapport. Geef per softwarepakket aan hoe het gelicenseerd is en welke geldigheidsduur deze licenties hebben.
- Data
Breng in kaart hoeveel data er in totaal wordt opgeslagen. Beperkt dit niet tot de data op servers, maar controleer ook of individuele medewerkers of afdelingen wellicht elders (lokaal of extern) data hebben opgeslagen. Denk ook aan databases van applicaties.
- Backup
Documenteer hoe de backup geregeld is en controleer de omvang hiervan. Beschrijf ook de restoreprocedure en retentiebeleid.
- Koppelingen
Als er systemen aan elkaar zijn gekoppeld is het van belang om die te documenteren. Denk hierbij aan koppelingen tussen bijvoorbeeld Outlook en een CRM-pakket, of een webshop en een voorraadregistratiesysteem.
2. Stel de gewenste situatie vast en leg deze vast in een rapport van eisen
Als eenmaal de huidige ICT-omgeving in kaart is gebracht, kan worden bepaalt aan welke eigenschappen de cloud-oplossing moet voldoen. In deze fase is het aan te raden om een onafhankelijke cloudspecialist in te huren, die je helpt bij het bepalen van de gewenste oplossing.
Een goed rapport van eisen heeft niet alleen aandacht voor de technische details, maar gaat ook in op de voorgenomen werkwijze. Voor de cloud-aanbieder die de opdracht zal gaan uitvoeren is het van belang om te begrijpen op welke wijze de gebruikers het platform gaan inzetten. Alleen op die manier kan ook vooraf een goed plan gemaakt worden om beheer en onderhoud te plannen.
Een concreet voorbeeld: stel, je hebt een bedrijf waarin het productieproces 24/7 doorloopt. De productieafdeling moet te allen tijde kunnen beschikken over de ERP-software, terwijl de kantoormedewerkers alleen tussen 8:00 en 18:00 uur werken. In zo’n situatie is het essentieel dat de cloud-aanbieder hiervan op de hoogte is, om hiermee rekening te houden in het plan voor onderhoud, support, backup, etc.
3. Kies de geschikte cloud-oplossing
Met het rapport van eisen wordt de selectie van de geschikte cloud-oplossing een stuk eenvoudiger. Bespreek het rapport met de cloud-aanbieder en neem de terugkoppeling van hen door met de eerder ingehuurde cloudspecialist.
Houdt bij deze stap ook rekening met het bedrijf achter de cloud-oplossing. Welke garanties worden er gegeven, hoe gaat men om met updates, onderhoud en helpdeskondersteuning? Is er aanwijsbare expertise, hebben ze ervaring met vergelijkbare bedrijven? Past de omvang van het bedrijf bij uw eisen en hoe zit het met de (telefonische) bereikbaarheid?
Verzeker jezelf ook van goede afspraken op gebied van projectmanagement. Goed projectmanagement blijkt in de praktijk één van de belangrijkste voorwaarden van een soepele overstap naar de cloud.
4. Plan de migratie
Een migratie naar de cloud kan vlekkeloos verlopen, mits goed voorbereid. Vraag de cloud-aanbieder naar een migratieplan. Stel hierbij vragen als:
- Hoe lang duurt de migratie?
- Wanneer wordt de migratie afgerond?
- Wat wordt er gedaan om de downtime tot het minimum te beperken?
- Welke derde partijen spelen een rol bij de migratie en zijn zij op de hoogte?
- Wanneer wordt de instructie gepland? Welke nazorg kunnen we verwachten?
- Zorg dat de voorgestelde projectmanagement-methode wordt gehanteerd.
5. Nazorg en instructie
Een migratie naar de cloud neemt veranderingen met zich mee, daarom zijn nazorg en instructie een belangrijk onderdeel van het proces. Een gebrek aan instructie kan ervoor zorgen dat medewerkers ineffectief gebruik gaan maken van de mogelijkheden en dat beoogde voordelen niet worden benut.
Een instructiemoment per afdeling kan handig zijn, vooral wanneer gebruikers in kleine groepjes samen aan de slag gaan, onder toeziend ook van een consultant. Uiteraard is het ook mogelijk om voorafgaand aan de migratie al een instructie te plannen in de vorm van een training. De personen die de training volgen kunnen de dagen na de migratie dienen als eerste aanspreekpunt voor de gebruikers die vragen hebben.